L'importance de l'analyse d'emploi

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Une analyse d'emploi efficace permet de s'assurer que les employés possèdent les aptitudes et les compétences nécessaires pour remplir leurs rôles de manière efficace. Les organisations peuvent utiliser cet outil pour optimiser l'efficacité, identifier les lacunes en matière de compétences et favoriser l'engagement des employés. Dans cet article, nous examinerons ce qu'est une analyse d'emploi, les moyens d'en réaliser une et les étapes nécessaires à une analyse efficace.

Qu'est-ce qu'une analyse d'emploi ?

L'analyse d'emploi est un processus où vous examinez et comprenez un rôle spécifique de manière approfondie. Cela implique d'être conscient des exigences des postes connexes, du contexte d'un rôle et des possibilités de progression. Vous examinez les tâches, les responsabilités, les compétences requises, les résultats et l'environnement de travail de ce poste. En procédant de la sorte, les entreprises peuvent rédiger des descriptions de poste claires, fixer des niveaux de salaire appropriés et prendre les bonnes décisions en matière de recrutement et de formation. Cela permet d'évaluer les performances des employés et de s'assurer que les tâches sont conformes aux objectifs de l'entreprise. 

En général, on peut considérer qu'une analyse d'emploi porte sur quatre éléments clés de chaque poste, à savoir :

• Les tâches de l'employé

• La manière dont l'employé accomplit sa tâche

• L'objectif général de ces tâches

• Les qualifications de l'employé qui le rendent apte à occuper ce poste.

Quand l'analyse d'emploi est-elle utilisée ?

L'analyse d'emploi peut être utilisée de différentes manières, en fonction des objectifs généraux de votre organisation. Voici quelques exemples d'utilisations courantes de l'analyse d'emploi :

Classification : Grâce à l'analyse d'emploi, les organisations peuvent recueillir des données essentielles à la classification des emplois. Elle permet également de déterminer l'importance ou la valeur relative d'un emploi par rapport à d'autres rôles au sein de l'organisation.

Sélection : Une analyse approfondie des emplois fournit des indications claires sur les connaissances et les capacités essentielles pour un poste particulier. Ces informations permettent de définir de meilleurs critères de sélection liés à l'emploi et des questions d'entretien plus efficaces.

Gestion des performances : L'analyse d'emploi permet de vérifier si les employés possèdent les compétences nécessaires pour répondre aux exigences de leur poste et s'ils répondent aux attentes de l'organisation.

Planification de la main-d'œuvre : L'analyse d'emploi aide également les entreprises à identifier les compétences et l'expertise requises pour un poste donné. Grâce à ces informations, les organisations peuvent rédiger des descriptions de poste plus précises, ce qui leur permet de recruter les candidats qui correspondent le mieux à leurs besoins.

Développement de programmes de formation : L'analyse d'emploi permet d'élaborer de meilleurs programmes de formation pour les employés. Cela permet aux travailleurs d'évoluer dans leur rôle et d'étendre leurs capacités.

Méthodes d'analyse d'emploi

L'analyse d'emploi est importante pour comprendre les subtilités d'un rôle particulier au sein d'une organisation. Vous pouvez choisir parmi différentes méthodes pour obtenir des informations détaillées sur les caractéristiques de postes spécifiques, leur importance au sein de l'organisation et la mesure dans laquelle les performances répondent aux objectifs de l'organisation. 

Voici quelques-unes des méthodes que vous pouvez choisir d'utiliser dans le cadre d'une analyse d'emploi :

Observations

Dans cette approche, un analyste externe suit un employé et observe ses activités quotidiennes, ses interactions et les outils qu'il utilise. En documentant méticuleusement ces observations, l'analyste peut saisir l'essence du rôle. 

Lorsque vous utilisez l'approche par observation, vous avez le choix entre plusieurs méthodes. Par exemple, l'observation directe consiste à observer et à enregistrer les événements quotidiens, tandis que l'analyse des méthodes de travail implique des études de temps et de mouvement, l'analyse des micro-mouvements et l'observation des procédures. Vous pouvez utiliser l'analyse des méthodes de travail pour les emplois qui impliquent des tâches et des mouvements plus répétitifs.

Entretiens 

Cette méthode implique une conversation directe entre l'analyste et l'employé. Grâce à des discussions, les analystes peuvent recueillir des informations sur les responsabilités de l'employé, les outils utilisés et ses approches de travail uniques. Le fait d'interroger plusieurs titulaires peut permettre d'obtenir une perspective globale.

Questionnaires 

Vous pouvez utiliser des séries de questions prédéfinies pour obtenir des informations sur les tâches quotidiennes, les priorités et les stratégies de performance d'un employé. Le questionnaire peut mettre l'accent sur des détails tels que le point de vue de l'employé sur son environnement, ses ressources, son soutien et ses contraintes de temps par rapport à votre entreprise.

Tâches quotidiennes ou journaux de bord 

Dans certains cas, les employés notent ce qu'ils font tout au long de la journée. Par exemple, vous pouvez demander à vos employés de noter ce qu'ils font toutes les 20 minutes au travail. Au fil du temps, cela vous permet de connaître la répartition réelle des tâches quotidiennes et de savoir ce qui prend le plus de temps.

Technique de l'inventaire des tâches 

Il s'agit d'une liste de contrôle structurée correspondant à la description du poste. Les employés confirment l'accomplissement de tâches spécifiques, en s'assurant qu'elles correspondent aux attentes établies et aux qualifications requises.

Comment réaliser une analyse d'emploi

Lancez votre analyse en élaborant un plan structuré détaillant chaque phase de la procédure. Fixez un calendrier, déterminez les ressources et identifiez les parties prenantes ou les experts que vous pourriez être amené à consulter pour vous assurer que l'analyse reste sur la bonne voie. Une fois que vous avez fait cela, suivez les étapes suivantes.

1. Recueillez des données spécifiques au rôle. 

Explorez les ressources existantes (telles que les anciennes offres d'emploi ou les manuels de formation) pour extraire des informations sur le rôle, telles que la description du poste et la classification actuelle. Vous pouvez également travailler avec les employés actuels pour connaître leur point de vue sur l'évolution et la situation actuelle de leur rôle. Cela implique également d'examiner les études professionnelles, les normes de performance et les avis d'experts en la matière.

2. Procéder à une évaluation des compétences.

Une fois que vous avez dressé la liste des aptitudes et des compétences nécessaires au rôle, classez-les par catégories. Séparez les compétences fondamentales des compétences spécialisées. Cette catégorisation permet de définir les compétences essentielles du rôle et de déterminer si vous avez besoin de nouvelles normes. Vous pouvez également décider des tâches ou des compétences dont les employés ont besoin pour accéder au poste et de celles qu'ils peuvent acquérir en cours d'emploi.

3. Faites une analyse comparative avec le secteur.

Comparez les responsabilités et les normes du poste avec des postes similaires dans le secteur. Vous vous assurez ainsi que votre analyse s'aligne sur les critères de référence du secteur, en procédant à des ajustements en conséquence en cas de divergence.

4. Mettez à jour les exigences si nécessaire.

Sur la base des informations recueillies, vous pouvez rédiger un ensemble de normes ou de responsabilités du poste. En fonction de vos conclusions, il peut s'agir d'un ensemble révisé de tâches ou d'une révision plus complète de la description du rôle. Par exemple, si le rôle d'un assistant administratif comprend désormais d'importantes responsabilités en matière de paie, ces tâches doivent être intégrées dans la description de poste révisée.

Fréquence de l'analyse d’emploi

La fréquence de l'analyse d'emploi dépend des besoins de votre organisation. De nombreuses entreprises ont une politique d'examen annuel cohérente, tandis que d'autres choisissent d'examiner les emplois tous les quelques années. Si les employés voient leur rôle évoluer de manière significative, cela peut justifier une analyse d'emploi afin d'évaluer le potentiel de promotion ou d'autres changements dans le rôle. Veillez à effectuer une analyse d'emploi si un membre du personnel s'en va ou part et que vous devez pourvoir le poste vacant.

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