PERT Chart: Definition und Verwendung

Read in English (Auf Englisch lesen).

Was ist ein PERT Chart?

Die als PERT (Program Evaluation and Review Technique) bekannte Technik zur Programmbewertung und -überprüfung ist ein Projektmanagementtool, das Ihnen bei Folgendem hilft:

• Planen von Ressourcen für bestimmte Aufgaben in großen oder komplexen Projekten

• Meilensteine ​​verstehen

• Aufgabendauer schätzen

• Projektumfang organisieren

Meilensteine ​​in einem PERT Chart werden durch Kästen oder Kreise, sogenannte Knoten, dargestellt. Knoten sind durch Pfeile miteinander verbunden, die die Reihenfolge der Aufgaben symbolisieren. Beispielsweise kann ein Raum erst gestrichen werden, nachdem er gereinigt wurde. Daher wird das Reinigen als erste Aufgabe und das Streichen als zweite aufgeführt. Die Knoten und Aufgabenlinien im PERT Chart können Informationen zu jedem Aufgaben- und Ereignismeilenstein enthalten, darunter:

• Name und ID

• Art der Tätigkeit (Kategorie oder Abteilung)

• Aufgabeninhaber

• Erwartete Dauer (optimistisch, pessimistisch, erwartet)

• Früheste Startzeit

• Späteste Startzeit

• Meilensteine

• Weitere Hinweise

Wofür wird ein PERT Chart im Projektmanagement verwendet?

PERT Charts werden typischerweise bei großen Projekten mit vielen beweglichen Teilen eingesetzt, aber auch kleine, komplexe Projekte können von diesem visuellen Tool profitieren. Hier sind einige Vorteile von PERT Chart:

Vereinfachen von komplexen Projekten

Bei komplexen Projekten arbeiten oft mehrere Teams oder Abteilungen an verwandten Aufgaben. Ein PERT Chart hilft Ihnen, komplexe Projekte zu vereinfachen und die einzelnen Aufgaben zu visualisieren. So wird das Zusammenspiel der einzelnen Teile leichter verständlich. 

Klären von Aufgabenabhängigkeiten

Ihr PERT Chart hilft Ihnen, Aufgabenabhängigkeiten zu verdeutlichen. Sie können visualisieren und priorisieren, welche Aufgaben zuerst oder gleichzeitig erledigt werden müssen, wer für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe verantwortlich ist und wie lange jede Aufgabe dauert.

Unterstützung der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

Bei großen oder vielschichtigen Projekten müssen Sie möglicherweise mehrere Abteilungen und Fachexperten zusammenbringen. Ihr PERT Chart verbessert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Experten, indem es einen gemeinsamen Bezugspunkt bietet. PERT Charts helfen Ihnen, den Überblick zu behalten, zu verstehen, wer wann wofür verantwortlich ist und wie Sie Ihre Aufgaben am besten erledigen.

Erkunden von hypothetischen Szenarien

Ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements sind die Risikobewertung und die entsprechende Planung. Ein PERT Chart kann Ihnen helfen, hypothetische Szenarien zu untersuchen, um Folgendes zu bestimmen:

• Welche Szenarien sind am wahrscheinlichsten

• Mögliche Folgen verschiedener Szenarien

• Die Auswirkungen von Änderungen im Laufe des Projekts

Wenn Ihr Projekt beispielsweise die Erstellung einer neuen Website umfasst, möchten Sie möglicherweise ein PERT Chart mit mehreren möglichen Szenarien erstellen, die sich auf die Kosten, die Zeit oder die Qualität Ihres Produkts auswirken könnten.

Ressourcen-Maximierung

PERT Charts bieten eine visuelle Darstellung der benötigten Ressourcen für jede Aufgabe. PERT Charts helfen Ihnen bei Folgendem:

• Vermeiden von Ressourcen-Überbuchung.

• Identifizieren von Bereichen mit Verzögerungen in Ihrem Projekt, damit Sie diesen Aufgaben mehr Personal oder bessere Ausrüstung zuweisen können.

• Identifizieren von Bereichen, in denen Sie Überkapazitäten verfügen, und Ressourcen für andere Aufgaben freigeben.

Verbesserung der Projektsichtbarkeit

PERT Charts bieten eine Übersicht über Ihr Projekt und helfen Ihnen so, die Komplexität eines neuen Projekts optimal zu verstehen. Dank des PERT Charts können alle Projektbeteiligten das Gesamtbild erkennen und nachvollziehen, wie ihre Arbeit in den Gesamtprozess passt. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Remote-Teams leiten.

Visualisieren von neuen oder komplexen Projekten

Wenn Sie noch nie ein bestimmtes Projekt durchgeführt haben, können Sie mit einem PERT Chart leichter visualisieren, wie alle Teile zusammenpassen. So erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, was nötig ist, um Probleme in jeder Phase zu vermeiden, bevor sie auftreten.

Einen konkreten Fertigstellungstermin abbilden

Ohne ein PERT Chart ist die Bestimmung des Fertigstellungszeitpunkts eine fundierte Schätzung, die auf Erfahrungen mit ähnlichen Projekten basiert. Ein PERT Chart verleiht Ihrer Schätzung mehr Gewicht und erleichtert der Geschäftsleitung die Budgetierung des Projekts und die Ressourcenzuweisung basierend auf Ihrem Zeitplan.

PERT Chart vs. Gantt Chart

PERT und Gantt Charts sind visuelle Tools, die Ihnen helfen, Ihr Team zu organisieren und auf Kurs zu halten. Beachten Sie bei der Projektplanung folgende Unterschiede:

Gemeinsam können sich diese Diagramme ergänzen und einen besseren Einblick in das Potenzial eines Projekts bieten. Typischerweise verwenden Sie ein PERT Chart, um alle Aufgaben und Meilensteine ​​eines Projekts abzubilden und anschließend Ihr Gantt-Diagramm zu erstellen.

PERT Chart vs. CPM

Ein PERT Chart ist ein aktivitäts- und meilensteinorientiertes, probabilistisches Tool, während die Methode des kritischen Pfades (auch Critical-Path-Method: CPM) ein deterministisches Diagramm ist, das aufgabenorientiert ist und sich besser für vorhersehbare Projekte eignet. Gleichzeitig weisen sie Ähnlichkeiten auf. PERT und CPM Charts ähneln sich. Beide Tools basieren auf der Idee des kritischen Pfades, der die wesentlichen Aufgaben zur Fertigstellung Ihres Projekts abbildet. Jeder Ansatz unterscheidet sich jedoch je nach Projektszenario.

Hier sehen Sie einen Vergleich der PERT und CPM Charts:

PERT Charts eignen sich hervorragend für Situationen, in denen Aktivitäten und Zeitrahmen unvorhersehbar sind und Sie Aufgaben und den kritischen Pfad besser verstehen möchten. Erfolgreiche Projekte sind in der Regel gut geplant. Ein Projektplan beschreibt Folgendes:

• Leistungen

• Meilensteine

• Ressourcen

• Zeitleiste

Es hilft Ihnen, den Fortschritt eines Projekts von Anfang bis Ende zu verwalten und stellt sicher, dass alle Parteien dieselben Ziele verfolgen. 

Überlegungen zur Verwendung von PERT Charts

Bei der Verwendung von PERT Charts in der Projektplanung sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen:

• Aufgrund der Art des PERT Charts und seiner Informationen ist es selten möglich, ein PERT Chart isoliert zu erstellen, zu analysieren oder zu aktualisieren. Sie müssen bereit sein, in einer größeren Gruppe zusammenzuarbeiten, um dieses Tool zu entwickeln und zu nutzen.

• PERT Charts können aufgrund der großen Informationsmenge, die sie enthalten, schnell sehr komplex werden. Sie müssen lernen, wie Sie das PERT Chart aktualisieren, ändern und pflegen können, um seine Leistungsfähigkeit als Planungsinstrument nicht zu verlieren.

• Wie bei jeder Planungsmethode, die auf Wahrscheinlichkeit und Unsicherheit basiert, kann die subjektive Grundlage einiger Entscheidungen eine Herausforderung darstellen. Es erfordert Erfahrung, PERT Charts zu erstellen, die für ein Projekt von Nutzen sind.

Wann wird ein PERT Chart verwendet?

PERT Charts sind besonders hilfreich in der Projektinitiierungs- und Planungsphase, beispielsweise bei der Ermittlung von Aufgabenabhängigkeiten, der Schätzung von Projektzeitplänen und der Festlegung des kritischen Pfads. Sie können PERT Charts auch zur Planung und Terminierung komplexer Projekte mit vielen Aufgaben verwenden, da sie Ihnen helfen, die Aufgaben in einer logischen Struktur zu organisieren. 

Nachdem Sie Ihr Team und den Projektstrukturplan (PSP) erstellt haben, erstellen Sie den ersten PERT Chart. Der PSP dient zur Erstellung aller Aufgaben, die dem PERT Chart hinzugefügt werden. 

So erstellen Sie ein PERT Chart

Hier sind fünf Schritte zum Erstellen eines PERT Charts:

1. Projektaufgaben identifizieren

Schauen Sie sich den Projektplan an und überprüfen Sie die ergebnisorientierten Arbeitspakete (Meilensteine), die Sie in Ihrem PERT Chart identifiziert haben. Diese bilden die einzelnen Knotenpunkte in Ihrem PERT Chart. 

2. Definieren Sie Aufgabenabhängigkeiten

Überprüfen Sie die Aufgaben, die Sie für das Projekt identifiziert haben. Einige Aufgaben können unabhängig voneinander erledigt werden, andere erfordern jedoch die Erledigung anderer Aufgaben, bevor sie gestartet werden. Identifizieren Sie die abhängigen Aufgaben, damit diese Informationen im PERT Chart dargestellt werden können.

3. Projektaufgaben verknüpfen

Verbinden Sie Ihre Projektaufgaben mit Pfeilen, die Abhängigkeiten und die Flussrichtung anzeigen. Sie müssen sich mit gängigen Symbolen, Darstellungen und anderen Notationen vertraut machen, die sich optimal für PERT Charts eignen.

4. Den Zeitrahmen für Aufgaben, Meilensteine ​​und Projekte schätzen

Die Schätzung des Zeitrahmens für jede Aufgabe hilft bei der Bestimmung der Meilensteinzeiträume und der Gesamtprojektzeit. Ein gutes PERT Chart zeigt Ihnen, welche Aufgaben beschleunigt werden müssen und welche verschoben werden können, ohne den Gesamtzeitplan Ihres Projekts zu beeinträchtigen.

Um den Zeitrahmen jeder Aufgabe abzuschätzen, verwenden Sie am betsen die PERT-Formel. Beginnen Sie damit, diese Zeitwerte in Einheiten wie Tagen oder Stunden zu quantifizieren:

• Optimistische Zeit (O): die kürzeste Zeit, die zum Erledigen einer Aufgabe benötigt wird

• Pessimistisch (P): Die maximale Zeit, die zum Erledigen einer Aufgabe benötigt wird

• Wahrscheinlich (W): Eine Schätzung der Zeit, die eine Aufgabe ohne Verzögerungen oder Probleme in Anspruch nehmen wird.

Verwenden Sie dann diese grundlegende PERT-Gleichung, um die erwartete Zeit (E) zu bestimmen :

E = (O + 4P + W) / 6

Die geschätzte Zeit entspricht dem optimistischen Zeitwert plus dem pessimistischen Zeitwert multipliziert mit vier plus dem wahrscheinlichsten Zeitwert, wobei diese Summe durch 6 geteilt wird.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie erstellen eine Website. Sie könnten sagen, dass das Projekt im besten Fall zehn Tage (O) dauert, ohne Verzögerungen oder Probleme. Im schlimmsten Fall dauert es zwanzig Tage (P). Höchstwahrscheinlich dauert es fünfzehn Tage (M). Mit der Formel:

E = (10 + 60 + 20) / 6

E = 15 Tage

Nutzen Sie Ihre Schätzungen, um vorherzusagen, wann Sie wichtige Meilensteine ​​erreichen und ob Ihr Projekt im Zeitplan liegt. Sie können auch pessimistische Werte berücksichtigen, um einen verlässlichen Fertigstellungstermin festzulegen, der auch dann Bestand haben sollte, wenn die Dinge nicht wie geplant verlaufen.

5. Verwalten Sie den Aufgabenfortschritt

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt und nehmen Sie Anpassungen vor, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt im Zeitplan bleibt. In der Ausführungsphase des Projektlebenszyklus verwenden Sie wahrscheinlich eine Kombination aus PERT Chart und Gantt-Diagramm.

Bauen Sie Ihr Projektmanagement-Toolkit auf

Projektmanagement ist die Kunst und Wissenschaft der Planung, Organisation und Verwaltung von Ressourcen, um ein bestimmtes Projekt termingerecht und im Rahmen des Budgets abzuschließen. Als Projektmanager stehen Ihnen verschiedene Tools zur Projektdurchführung zur Verfügung. Wenn Sie Ihre Fähigkeiten erweitern und ein professionelles Zertifikat für Ihren Lebenslauf erwerben möchten, sollten Sie das Programm Google Projektmanagement: berufsbezogenes Zertifikat auf Coursera in Betracht ziehen.