Warum eine Arbeitsplatzanalyse wichtig ist

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Eine gründliche Arbeitsplatzanalyse sorgt dafür, dass Mitarbeiter die notwendigen Fähigkeiten und Kompetenzen besitzen, um ihre Aufgaben effizient zu erfüllen. Unternehmen können dieses Instrument nutzen, um die Effizienz zu optimieren, Qualifikationslücken zu ermitteln und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Arbeitsplatzanalyse ist, wie Sie eine solche durchführen können und welche Schritte für eine effektive Analyse erforderlich sind.

Was ist eine Arbeitsplatzanalyse?

Die Arbeitsplatzanalyse ist ein Prozess, bei dem Sie eine bestimmte Arbeitsaufgabe gründlich untersuchen und verstehen. Dazu gehört, dass man sich die Anforderungen verwandter Positionen, den Kontext einer Rolle und die Aufstiegsmöglichkeiten bewusst macht. Dabei werden die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, erforderlichen Fähigkeiten, angestrebten Ergebnisse und das Arbeitsumfeld der Position analysiert. Auf diese Weise können Unternehmen klare Stellenbeschreibungen verfassen, angemessene Gehaltsniveaus festlegen und die richtigen Einstellungs- und Schulungsentscheidungen treffen. Sie helfen bei der Bewertung der Leistung der Mitarbeiter und stellen sicher, dass die Aufgaben mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen. 

Im Allgemeinen kann man sich eine Arbeitsplatzanalyse so vorstellen, dass vier Schlüsselsegmente jeder Position untersucht werden:

• Was sind die Aufgaben des Mitarbeiters?

• Wie der Mitarbeiter seine Aufgabe erfüllt

• Der übergreifende Zweck dieser Aufgaben

• Die Qualifikationen des Mitarbeiters, die ihn für diese Stelle geeignet machen.

Wann wird die Arbeitsplatzanalyse eingesetzt?

Die Arbeitsplatzanalyse wird je nach den übergreifenden Zielen Ihres Unternehmens auf verschiedene Weise eingesetzt. Häufig wird die Arbeitsplatzanalyse wie folgt eingesetzt:

• Einstufung: Durch die Arbeitsplatzanalyse können Unternehmen Daten sammeln, die für die Klassifizierung von Arbeitsplätzen wichtig sind. Sie unterstützt zudem dabei, die relative Bedeutung oder den Wert einer Position im Vergleich zu anderen Funktionen im Unternehmen festzustellen. 

• Auswahl: Eine gründliche Arbeitsplatzanalyse gibt einen klaren Einblick in die für eine bestimmte Stelle erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten. Diese Informationen führen zu besseren stellenspezifischen Auswahlkriterien und effektiveren Interviewfragen.

• Leistungsmanagement: Mithilfe der Arbeitsplatzanalyse lässt sich feststellen, ob die Mitarbeiter über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um die Anforderungen ihrer Rolle zu erfüllen, und ob sie die Erwartungen des Unternehmens erfüllen.

• Planung des Personalbestands: Sie hilft Unternehmen auch dabei, die für eine Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse zu ermitteln. Mit diesen Informationen können Unternehmen präzisere Stellenbeschreibungen erstellen und sicherstellen, dass sie Kandidaten auswählen, die am besten ihren Anforderungen entsprechen.

• Entwicklung von Schulungsprogrammen: Die Erkenntnisse aus einer Stellenanalyse können zu besseren Schulungsprogrammen für Mitarbeiter führen. Dies hilft den Mitarbeitern, sich innerhalb ihrer Rolle weiterzuentwickeln und ihre Fähigkeiten zu erweitern.

Methoden der Arbeitsplatzanalyse

Die Arbeitsplatzanalyse ist wichtig, um die Feinheiten einer bestimmten Rolle innerhalb eines Unternehmens zu verstehen. Sie können aus verschiedenen Methoden wählen, um detaillierte Einblicke in die Merkmale bestimmter Positionen, ihre Bedeutung innerhalb des Unternehmens und die Frage zu gewinnen, ob die Leistung den Zielen des Unternehmens entspricht. 

Einige Methoden, die Sie für eine Arbeitsplatzanalyse verwenden können, sind:

Beobachtungen

Bei diesem Ansatz wird ein Mitarbeiter von einem externen Analysten beschattet, der seine täglichen Aktivitäten, Interaktionen und verwendeten Werkzeuge beobachtet. Durch eine sorgfältige Dokumentation dieser Beobachtungen kann der Analyst das Wesentliche der Rolle erfassen. 

Bei der Beobachtung können Sie zwischen verschiedenen Methoden wählen. Bei der direkten Beobachtung werden beispielsweise die täglichen Ereignisse beobachtet und aufgezeichnet, während die Arbeitsmethodenanalyse Zeit- und Bewegungsstudien, Mikrobewegungsanalysen und Verfahrensbeobachtungen umfasst. Sie können die Arbeitsmethodenanalyse für Arbeitsplätze verwenden, die mehr sich wiederholende Aufgaben und Bewegungen beinhalten.

Befragungen 

Diese Methode beinhaltet ein direktes Gespräch zwischen dem Analysten und dem Mitarbeiter. In Gesprächen können die Analysten Informationen über die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters, die verwendeten Werkzeuge und seine besonderen Arbeitsmethoden sammeln. Die Befragung mehrerer Beschäftigter kann eine umfassende Perspektive bieten.

Fragebögen 

Sie können vordefinierte Fragebögen verwenden, um Informationen über die täglichen Aufgaben, Prioritäten und Leistungsstrategien eines Mitarbeiters einzuholen. Der Fragebogen kann auf Details eingehen, wie z. B. die Sicht des Mitarbeiters auf sein Umfeld, seine Ressourcen, seine Unterstützung und seine zeitlichen Anforderungen in Bezug auf Ihr Unternehmen.

Tägliche Aufgaben oder Arbeitstagebücher 

In einigen Fällen schreiben die Mitarbeiter auf, was sie den ganzen Tag über tun. Sie können Ihre Mitarbeiter zum Beispiel bitten, alle 20 Minuten aufzuschreiben, was sie am Arbeitsplatz tun. Auf diese Weise können Sie im Laufe der Zeit feststellen, wie sich die täglichen Aufgaben tatsächlich verteilen und was am meisten Zeit in Anspruch nimmt.

Technik der Arbeitsplatzinventur 

Hierbei handelt es sich um eine strukturierte Checkliste, die der Tätigkeitsbeschreibung entspricht. Die Mitarbeiter bestätigen die Erledigung bestimmter Aufgaben und stellen sicher, dass diese den festgelegten Erwartungen und erforderlichen Qualifikationen entsprechen. 

Wie man eine Arbeitsplatzanalyse durchführt

Beginnen Sie Ihre Analyse, indem Sie einen strukturierten Plan erstellen, der die einzelnen Phasen des Verfahrens beschreibt. Legen Sie einen Zeitplan fest, entscheiden Sie über die Ressourcen und bestimmen Sie die Interessengruppen oder Experten, die Sie möglicherweise konsultieren müssen, um sicherzustellen, dass die Analyse auf dem richtigen Weg ist. Führen Sie anschließend die folgenden Schritte aus.

1. Sammeln Sie rollenspezifische Daten 

Durchsuchen Sie vorhandene Ressourcen (z. B. frühere Stellenausschreibungen oder Schulungshandbücher), um Informationen über die Rolle zu sammeln, z. B. die Stellenbeschreibung und die aktuelle Einstufung. Sie können auch mit aktuellen Mitarbeitern zusammenarbeiten, um deren Erkenntnisse über die Entwicklung und den aktuellen Stand ihrer Rolle zu erhalten. Dazu gehören Berufsstudien, Leistungsstandards und Fachmeinungen.

2. Führen Sie eine Kompetenzbewertung durch.

Stellen Sie eine Liste der Fähigkeiten und Kompetenzen für die jeweilige Rolle zusammen und kategorisieren Sie diese. Trennen Sie die grundlegenden Fähigkeiten von den spezialisierten Fähigkeiten. Diese Kategorisierung hilft Ihnen, die wesentlichen Fähigkeiten der Rolle zu definieren und festzustellen, ob Sie neue Standards benötigen. Sie können ebenfalls bestimmen, welche Aufgaben und Kompetenzen die Mitarbeiter bereits mitbringen sollten und welche sie während der Einarbeitung erlernen können. 

3. Benchmarking mit der Branche

Vergleichen Sie die Aufgaben und Anforderungen der Stelle mit ähnlichen Positionen in der Branche. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Analyse mit den Benchmarks der Branche übereinstimmt, und nehmen bei Abweichungen entsprechende Anpassungen vor.

4. Aktualisieren Sie die Anforderungen nach Bedarf

Auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse können Sie eine Reihe von Standards oder Zuständigkeiten für die Stelle festlegen. Basierend auf Ihren Erkenntnissen könnte dies eine Anpassung der Aufgaben oder eine umfassende Überarbeitung der Rollenbeschreibung erfordern. Wenn z. B. die Rolle eines Verwaltungsassistenten nun auch wichtige Aufgaben im Bereich der Lohnbuchhaltung umfasst, sollten diese Aufgaben in die überarbeitete Stellenbeschreibung aufgenommen werden.

Wie oft eine Stellenanalyse durchgeführt werden soll

Die Entscheidung, wie oft eine Stellenanalyse durchgeführt werden soll, hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Viele Unternehmen führen eine jährliche Überprüfung durch, während andere sich dafür entscheiden, die Stellen alle paar Jahre zu überprüfen. Wenn sich die Rolle eines Mitarbeiters stark verändert, kann dies eine Arbeitsplatzanalyse rechtfertigen, um das Potenzial für eine Beförderung oder andere Veränderungen in der Rolle zu bewerten. Führen Sie auf jeden Fall eine Stellenanalyse durch, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet und Sie die Stelle neu besetzen müssen.

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